Las juntas de trabajo y reuniones son muy importantes, aunque su mala fama proviene de que, en ocasiones, se podría reducir su duración y obtener mejores resultados. Pero no te preocupes, pues estos consejos te ayudarán a reducir el tiempo de tus reuniones y aumentar la productividad.
- Planea tus reuniones
Cuando se dice planear, el proceso abarca desde indicar la fecha, hora, lugar y duración de la junta, hasta enviar las invitaciones a las personas que deben de estar en la cita. Incluso también considera darle un título orientado a la solución de problemas, pues esto ayudará a que tu equipo tenga propuestas para resolver problemáticas.
- Determina un objetivo de la junta
De la mano del punto anterior, cuando se tiene un objetivo para tus reuniones, es más sencillo abordar los temas a tratar. A su vez, este punto te permitirá que toda la junta gire alrededor de un tema, sin que la atención se disperse a otros temas.
- Administra la reunión correctamente
Si es necesario, ten a la mano un cronómetro, para no exceder el tiempo establecido de la reunión. También, designa a la persona encargada de la minuta; en ella, se debe de abordar los puntos principales que se trataron, las soluciones a las que llegó el equipo y las actividades que quedan pendientes hasta la siguiente reunión.
- Da un cierre a tus juntas
Para terminar tus reuniones de una manera exitosa, dedica unos minutos a resumir lo abordado, resolver dudas y revisar la minuta. De esta manera, reducirás malos entendidos o definirás detalles que no se habían considerado anteriormente. Lo importante es aprovechar estos momentos para aclarar cualquier información y ejecutar un plan de acción a revisarse en la próxima reunión.
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