Ocasionalmente, algunos empleados consideran que las reuniones de trabajo son largas y una pérdida de tiempo; sin embargo, aquí te damos 10 tips para garantizar que tus juntas sean altamente productivas.
1. DEFINE PREVIAMENTE LOS OBJETIVOS
Es importante que definas los objetivos a alcanzar y la situación en la que se encuentra la empresa respecto a ellos.
2. PLANIFICA E INFORMA DEL MOTIVO DE LA REUNIÓN CON ANTELACIÓN
Tras definir los objetivos de la reunión, es fundamental que informes con tiempo el motivo de la misma a los asistentes. De este modo, cada trabajador podrá preparar argumentos o apuntes interesantes, y no se quedarán con la sensación de que se han dejado cosas por decir.
3. CONVOCA SOLAMENTE A LAS PERSONAS NECESARIAS
No es necesario que cada reunión se convierta en un meeting multitudinario, así que invita solamente a quien sea necesario, es decir, a quien de algún modo pueda aportar a los puntos a tratar en la reunión.
4. ELIGE UN ESPACIO ADECUADO
Para que las reuniones de trabajo sean efectivas, es importante que escojas un espacio apto. Es aconsejable que reserves con antelación salas de juntas que cuenten con todos los materiales y tecnologías necesarias para su buen desarrollo.
5. PUNTUALIDAD
¡El tiempo es oro! Por ese motivo, exige puntualidad para que las reuniones no se prolonguen más de lo acordado. Lo recomendado es que la duración aproximada de la reunión sea de 45 minutos y a primera hora de la mañana para evitar interrupciones en el trabajo.
6. INICIA POR LOS PUNTOS IMPORTANTES
Para evitar desviaciones, la reunión deberá comenzar tratando los puntos más importantes, es decir, el motivo principal de la misma. Seguidamente, propón el modelo de trabajo a seguir para alcanzar los objetivos estipulados y finaliza con los temas más secundarios.
7. ESCUCHA TODAS LAS OPINIONES
Para que una reunión de trabajo sea productiva es importante que todos los asistentes expongan sus ideas y sugerencias al respecto. Deberás tener en cuenta también los diferentes puntos de vista a la hora de tomar decisiones que les repercutan. Por otro lado, tendrás que ejercer de mediador, evitando que se formen bandos de opinión que acaparen la conversación. Hay que velar para que la comunicación sea lo más dinámica posible.
8. RESUELVE DUDAS
Antes de finalizar la reunión, es interesante que dejes unos minutos para que los asistentes puedan plantear posibles dudas o sugerencias que les hayan surgido durante el desarrollo. Resolver estas cuestiones en equipo resulta muy productivo ya que, de esta forma, todos son plenamente conscientes del desarrollo del plan de negocio.
9. SINTETIZA LAS CONCLUSIONES
Para finalizar la reunión, remóntate a los objetivos principales y haz un breve resumen de los puntos acordados para llevar a cabo los pasos que permitirán llegar a ellos.
10. DOCUMENTA Y COMPARTE LOS DATOS
Por último, y quizás lo más importante, posteriormente a la reunión, elabora un resumen completo con las medidas propuestas, las conclusiones y los pasos a seguir y envíalo de forma individual a los asistentes. Es una buena forma de hacer que la reunión sea efectiva del todo y que los trabajadores se sientan valorados.
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